Ein eigener Cloud-Server sorgt dafür, dass Sie jederzeit online auf Ihre Daten zugreifen können. Das ist praktisch im Alltag: Sie teilen einen Familienkalender mit Geburtstagen und Terminen, wie z. B. Urlaub. Sie planen Aufgaben und behalten den Überblick. Sie erstellen und verwalten Notizen und Sie bearbeiten Dokumente gemeinsam und teilen sie mit Freunden. So lassen sich auch kleine Aufgaben im Team schnell erledigen. Außerdem liegen E-Mails an einem Ort, und Ihre Handyfotos gehen nicht so leicht verloren.

Das gleiche Prinzip funktioniert auch in kleinen Unternehmen. Sie chatten mit Kollegen oder führen Videoanrufe mit Kunden. Sie verwalten Unterlagen und stellen sie im Team bereit. Sie planen Projekte und behalten Aufgaben im Blick und Sie teilen Postfächer mit den passenden Mitarbeitern. Auch dafür gibt es Open-Source-Lösungen (kostenfreie Programme mit offen einsehbarem Code). Damit können Sie z.B. ein CRM anbinden; eine Software zur Kundenverwaltung, Angebote und Rechnungen erstellen, Projekte steuern und sogar Arbeitszeiten der Mitarbeiter erfassen.

Genau hier setze ich an. Ich zeige, wie Sie das kostengünstig, selbstbestimmt und sicher umsetzen können. Dafür brauchen Sie nur: eine passende, stromsparende Hardware, genügend Speicher und einen Internetzugang. Die folgenden Bereiche sind in aufeinander aufbauenden Kategorien dargestellt. Danach stelle ich Tools wie Paperless NGX und Vaultwarden vor. Damit verwalten Sie u.a. Dokumente, wie Rechnungen, Zeugnisse und Briefe als PDF sowie Passwörter und Passkeys (moderne, schlüssellose Anmeldedaten) datenschutzkonform und unabhängig auf dem eigenen Server.

Das hat allerdings einen entscheidenden Nachteil: Sie haben keinen kostenlosen Anspruch auf Support. Denn Sie betreiben diese Community-Lösungen selbst. Sie „hosten“ sie auf Ihrem Server. Damit sind Sie auch selbst für Updates und Datensicherungen verantwortlich. Das ist heute aber gut machbar und lässt sich mit etwas Routine schnell umsetzen.

Die Planung und der Aufbau:

1. Die Hardware – Fertige NAS oder eigener Server
2. wenn die eigene NAS
   1. welche Plattform
   2. Welche Cloud-Lösung
3. die gewerbliche Lösung
4. Erreichbarkeit von Außen
5. Rechtevergabe mittels LDAP
6. Datensicherung
7. Erweiterte Tools
   1. Passwort-Manager Vaultwarden
   2. Paperless NGX Dokumentenverwaltung
   3. Authentik (Passkey)
   4. die eigene Suchmaschine